応募書類はこう送れ：成果を出すための応募書類の印刷・封入方法
採用担当者の読みやすさをイメージする
応募書類のデータが完成したら、それを印刷し、封入する作業になります。
大切なことは、それを開封して読む採用担当者の立場になって、細かい配慮をするということ。
具体的には以下のルールを守ってもらえればＯＫです。
応募書類の印刷方法
印刷はＡ４判・縦向きで
最も一般的なＡ４判で印刷するのがベストです。
どんなプリンターでも対応していますから印刷も便利ですし、採用側も最も取り扱いやすい大きさだからです。
複数枚になる場合、履歴書なら履歴書、職務経歴書なら職務経歴書でホチキス止めをしてまとめます。
履歴書をわざわざＡ３判で印刷して２つ折りするような必要はありません。
また、Ａ４用紙を横向きにして２段組で書類作成している人もいましたが、一般的でないのでやめましょう。
個性を出すべきはコンテンツであり、様式はオーソドックスにすべきです。
紙は普通紙でも良い
「印刷は良い紙を使った方が良いですか？」という質問を受けることがありますが、経験上では普通のコピー用紙でも結果に違いはほとんどありません。
ただ、可能であればコピー用紙よりも上質紙を使った方が多少なりとも印象が良くなることは事実です。
コピー用紙だと１枚１円未満ですが、上質紙でも１枚３円程度です。
応募件数にもよりますが、せいぜい1,000円程度の違いにしかならないと思いますから、コストパフォーマンスを考えて判断して下さい。
なお、履歴書等の専用用紙として１枚30円ほどもするものが売られていますが、そんな高価な用紙を使う必要はまったくありません。
プリンターの印刷品質には注意
どちらかと言えば、用紙よりもプリンターの方が影響が大きいかもしれません。
プリンターには大きく分けて「インクジェットプリンター」と「レーザープリンター」があります。
応募書類の印刷だけを考えれば、印刷が鮮明でにじみがないレーザープリンターの方がベターです。
（モノクロのレーザープリンターなら新品でも１万円以下で購入できます）
ただ、多くの家庭にあるのはインクジェットプリンターですし、その場合は履歴書の写真を自宅で印刷することもできます。
最近のインクジェットプリンターは印刷品質も高くなっていますのでおそらく問題ありませんが、もし少し古いタイプで印刷にかすれ・にじみが目立つようであれば、買い替えか、コンビニ等での印刷を考える必要があるでしょう。
応募書類の封入方法
ホチキス止め
上述のように、応募書類は上の角をホチキス止めします。
クリップ止めをすると、企業に届くまでに外れて書類がバラバラになる可能性があるのでやめましょう。
クリアファイルに入れる
応募書類は全て、クリアファイルに入れましょう。
クリアファイルに入れることによって、応募書類が折れ曲がったり、雨に濡れたりすることを避けられるからです。
クリアファイルに入れる順序
これは、読んでもらいたい順番に入れるのが鉄則です。
お勧めは以下の順序です。
- 送付状
- 自己ＰＲ文
- 履歴書
- 職務経歴書
- その他の書類（推薦状、添付資料など）
まず送付状で応募の趣旨・経緯を伝え、履歴書で略歴を伝え、職務経歴書でキャリアの詳細を伝える、という流れになることは理解してもらえると思います。
ポイントは、「なぜ自己ＰＲ文が２番目か」ということでしょう。
詳しくは自己ＰＲ文の項を読んで頂きたいですが、自己ＰＲ文は履歴書や職務経歴書だけではアピールが弱い人が状況を改善するための切り札となる重要な書類です。
しかし、企業から要求されるものではなく、こちらが勝手に同封するもので、いわば想定外の書類です。
また、自己ＰＲ文は１枚ペラで作ることもあって、後ろの方に置くと見落とされる危険性があります。
そこで、確実に読んでもらうために前に置くことをお勧めします。
（そもそも、自己ＰＲ文を作成することをお勧めしなければなりませんが）
加えて言えば、効果的な自己ＰＲ文であれば、それを事前に読んでもらった方が、履歴書や職務経歴書も良いイメージを持って読んでもらえることが期待できるのです。
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